Referat Klubbledermøte Østfold og Follo Krets 10.-11.september 2005-09

Klubbledermøtet 2005 ble avholdt 10.-11.september på M/S Festival. Bakgrunnen for å valget av denne møteformen var at Kretsstyret ønsket å gi Handlingsplanen for 2005 – 2006 en grundig behandling.

Siktepunktet var å få avklart et forpliktende arbeidsgrunnlag for kretsstyret og klubbene, og samtidig få presisert hvilke forventninger og krav klubbene og kretsen har til hverandre.

Agendaen var konsentrert rundt 4 hovedpunkter:

                Rekruttering av nye medlemmer

                Opplæring av nybegynnere og viderekommende

                Profilering/Markedsføring av klubbene og av bridge som hobby

                Forventninger/krav til ansvars- og arbeidsdeling mellom klubber og kretsstyre

29 deltagere – 23 fra klubbene og 6 fra Kretsstyret hadde tatt imot innbydelsen til møtet. I alt 14 av Kretsens 28 klubber var representert. En hyggelig framgang fra hva som har vært vanlig i de siste årene, men heller ikke mer.

Møtet ble i sin helhet gjennomført på søndagen fra kl.10.30 –19.00, siden avreisekvelden var avsatt til sosialt samvær mellom deltagerne.

Hvert hovedpunkt ble bearbeidet gjennom en kort innledning til emnet, for deretter å bli grundig diskutert i grupper og i plenum. I oppsummeringen av hvert punkt ble det lagt vekt på å avklare hva kretsens rolle burde være.

For Kretsstyret ble resultatet av møtet meget oppmuntrende og vellykket. Først og fremst er vi fornøyd med de klare tilbakemeldinger vi fikk på de spørsmålstillinger som deltagerne ble forelagt. Vi hadde også et klart inntrykk av at deltagerne tok utfordringen og ønsket å arbeide videre med disse temaene i egen klubb. Det lover det beste for arbeidet med gjennomføringen av handlingsplanen.

Vi vil få takke deltagerne for en positiv innstilling på møtet og for den arbeidsiver som ble utvist både i plenum og i gruppene. Hyggelig er det også at de tilbakemeldinger vi har mottatt tyder på at deltagerne også oppfattet møtet som positivt og konstruktivt for det framtidige samarbeidet mellom krets og klubb.

I det følgende presenterer vi en oppsummering av hvert av hovedpunktene:

Rekruttering

I innledningen til punktet om rekruttering ble det poengtert at et aktivt rekrutteringsarbeide er nødvendig for enhver klubb uansett hvor mange medlemmer klubben har idag. Det vil alltid være en fare for avskalling blant medlemmene grunnet flytting, arbeidsbelastning i jobb, private grunner, o.a. Erfaringen fra større klubber er at

10-20% av medlemsmassen slutter årlig av ulike årsaker.

For klubber med 4 – 6 bord på klubbkveldene vil rekruttering fort være et spørsmål om å overleve. For større klubber er det mer tale om fortsatt å ha muligheten til å kunne tilby medlemmene et optimalt spilletilbud, slik at stemningen av optimisme og pågangsmot beholdes. Evner ikke klubben dette, er det en reell fare for at en følelse av mismot brer seg og medlemsflukt blir konsekvensen. Klubber i kretsen har opplevd en slik utvikling.

Rolf kunne senere på møtet vise til at selv om Østfold og Follo krets av NBF kan vise til en hyggelig medlemsvekst, har forbundet på landsbasis de siste tre årene mistet 2000 medlemmer. Denne utviklingen er så alvorlig at hvis vi ikke klarer å snu denne situasjonen, vil vi i løpet av de kommende 3-5 år ikke lenger ha økonomisk grunnlag for å organisere landets bridgeklubber i eget forbund og kretser. Det er derfor all mulig grunn til å opprettholde fokus på rekruttering og vekst blant klubbene i kretsen. Måltallet for kretsen er 1000 medlemmer i løpet av 2005-2006.

En oversikt fra 2003 (vedlagt) over hvor mange beboere i nærområdet som ligger bak hvert enkelt klubbmedlem i kretsens klubber ble diskutert. Oversikten viser relativt store variasjoner, og deltagerne ble utfordret til å gi en tilbakemelding på om et befolkningsgrunnlag på 150 beboere (over 18 år) pr. klubbmedlem kunne være et realistisk måltall for klubbene, og hvordan rekrutteringsarbeidet i klubbene erfaringsmessig bør legges opp.

Tilbakemeldingen fra gruppene viste at det var ulik oppfatning av om et slikt måltall for klubbene. I begrunnelsene  ble det vist til at det trolig var forskjell mellom hva som var realistisk i byer og landkommuner, og at det neppe var hensiktsmessig å binde klubbene til et slikt måltall. Imidlertid oppfattet man at oversikten ga et bilde av rekrutteringspotensialet for den enkelte klubb.

Når det gjaldt rekrutteringsarbeidet generelt, var tilbakemeldingene imidlertidig entydige:

Etablere en kultur for nyrekruttering i klubben

Arbeide for forståelse blant medlemmene for at rekruttering er positivt og nødvendig, og at suksess i rekrutteringsarbeidet er avhengig av hvordan klubben og enkeltmedlemmer er forberedt på å motta nye medlemmer.

Vektlegge det sosiale samværet på klubbkveldene framfor det bridgefaglige

Tilrettelegge spillekveldene

Sørge for å ta nye medlemmer behov på alvor, og tilpasse spillingen i klubben slik at mindre erfarne spillere får et tilbud som err tilpasset deres ferdigheter

Sørge for at nybegynnere blir fulgt opp både med hensyn på veiledning og trening

Rekrutterinsstrategi

Søke å tiltrekke seg nye medlemmer gjennom opplæringstilbud til nybegynnere og ungdom under utdanning

Bearbeide tidligere medlemmer og kursdeltagere med sikte på å få dem til å begynne å spille i klubben på ny.

Tilbakemeldingen på hvilken rolle Kretsens bør ha i rekrutteringsarbeidet

var først og fremst å tilrettelegge for opplæring, sørge for materiell og gi et spilletilbud på kretsnivå som er tilrettelagt nyere og lite erfarne spillere.

For en mer detaljert tilbakemelding vises til vedlegg "Svar på gruppearbeid Rekruttering".

Opplæring

Randi Uttisrud redegjorde for det storkurs for nybegynnere som vil bli kjørt for klubber i Indre Østfold i høst.

Det vil følge det samme opplegget som vi har erfaring fra i Follo og Mossedistriktet, som nå vil bli gjentatt her. Klubbene i Indre Østfold har sluttet fint opp om arrangementet, og KRU forventer at opplegget vil komme vel i havn.

Et stadig tilbakevendende tema er hvordan tiltrekke seg juniorer. På KRU-konferansen på Gardemoen i våres ble det presentert hvordan man i Danmark arbeider for å rekruttere barn og ungdom til bridgebordene. Opplegget var interessant og innebar en nytenkning på området.

Vestfold krets arrangerte på sensommeren en leir for juniorer under mottoet "Sport og spill". Arrangementet samlet 20 deltagere og ble godt mottatt. Det kan være en aktivitet som også kan være aktuell for vår krets.

Bridge som valgfag ble også diskutert. I prinsippet er det nå igjen åpent for å velge bridge som valgfag i ungdomsskolen, men antall valgfagstimer er vesentlig redusert og bridge må konkurrere med språkopplæring. Vadsø BK har utarbeidet et opplegg for bridge som valgfag. Dette er beskrevet og lagt ut på NBF's  hjemmesider.

Det inneholder også forslag til læreplan.

I gruppediskusjonene ba vi om tilbakesvar på om klubbene ønsker at nybegynnerkurset  skal inngå som en fast aktivitet  og rullerer mellom de enkelte regionene. Likeledes ba vi om tilbakemelding på om KRU skal utarbeide et tilsvarende opplegg for videre opplæring og bruke ressurser på å arbeide med et opplegg for juniorer, eller om dette arbeidet bør overlates til klubbene selv.

Når det gjaldt nybegynneropplæringen var tilbakemeldingen fra deltagerne entydig.

Det ble besluttet at nybegynneropplæring tas inn som en fast aktivitet på Kretsens terminliste. Det vil bli igangsatt et kursopplegg årlig som rettes henholdsvis mot Østfold nord, Østfold Syd, Østfold Indre og Follo etter tur.

Kurset arrangeres av klubbene selv etter den mal som er praktisert de to siste årene. KRU sørger for detaljert beskrivelse av opplegget, og tar sørger for at kurset planlegges på våren sammen med de klubbene i det området som skal gjennomføre kurset følgende høst. KRU skaffer også nødvendig kursmateriell og tar også det  økonomisk ansvaret for gjennomføringen av kurset.  Opplegget vil neste år bli tilrettelagt for Østlandet Nord.

KRU ble videre bedt om å se om hvordan man kunne bedre overføringseffekten fra kurs til klubb ytterligere.

Videre opplæring.

Deltagerne var interessert i at KRU også utarbeidet et tilsvarende opplegg for videre opplæring. Opplegget skal primært fungere som et påbyggingskurs for mindre erfarne spillere og være tilpasset deltagere som har deltatt  på nybegynnerkurset.  Det er ønskelig at et slikt kurstilbud igangsettes så snart  som mulig.

KRU skal også vurdere hvordan tilrettelegge et opplæringstilbud for mer erfarne spillere som ønsker å forbedre sine systemavtaler.

Junioropplæring

Videre ønsket deltagerne også at KRU fokuserte på et opplæringstilbud for ungdom og hvordan man kunne få innpass i skolene. Man erkjenner at arbeidet med ungdom krever et spesielt opplegg, men at dette er en investering for framtiden

Fra Kretsen sa man seg interessert i å utprøve et tilsvarende opplegg som Vestfold hadde gjennomført forutsatt at man klarte å etablere et samarbeid med Oslo Kretsen.

Profilering/markedsføring

For at klubben skal evne å tiltrekke seg nye medlemmer, er det en forutsetning at det er god kjennskap til klubben i lokalmiljøet og at det er etablert kanaler der interesserte kan henvende seg for å få informasjon om klubbens arrangementer.

Dette enkle fakta til tross, er klubbene lite flinke til å fokusere på markedsføring og utnytte de muligheter som foreligger. De færreste har en gjennomtenkt  plan for hvordan man ønsker å profilere klubben i lokalmiljøet og hvilke profileringskampanjer som skal gjennomføres på kort og mellomlang sikt.

Profileringsarbeidet har et langsiktig siktemål, og krever at man jobber tålmodig og planmessig uten å ha forventninger om en plutselig oppblomstring i medlemstallet i klubben.

For å igangsette profileringskampanjer forutsettes det at klubben utarbeider en del grunnmateriell som

minimum inneholde informasjon om:

Hvorfor man skal spille bridge

Hva klubben kan tilby

Spillested og tid

Opplegg for spillekveldene

Kostnader

Forutsetninger for å spille

Hvor man kan få mer informasjon

Likeledes bør man sørge for at klubben har anskaffet tilstrekkelig av NBF’s informasjonsmateriell som supplement

til informasjon om egen klubb.

Hvordan informasjonen skal presenteres til publikum, vil naturligvis variere ut fra hvilket behov man har og hvilke ressurser og kostnader man mener er nødvendig å legge inn i profileringsarbeidet.

Et minimum bør være at  enhver klubb i kretsen:

-Har slått opp plakater om hva klubben kan tilby på butikksentra og trafikale knutepunkter

-Forsøker å få presentert resultatene fra spillekveldene i lokal avis

-Presenterer informasjon om klubben på Kommunens internettsider

                -Oppfordrer medlemmene til å snakke om klubben til venner og omgangskrets

Øvrige tiltak kan være å annonsere i lokalpresse og lokale publikasjoner, igangsette egen internettside, arrangere stands og dele ut brosjyrer.

Kretsen vil utarbeide et opplegg for Profilering/Markedsføring av klubben med eksempelmateriale.

Dette materiellet vil bli sendt klubbene senere i høst.

I diskusjonen som fulgte var det enighet om at Profileringsarbeidet var klubbenes ansvar, men at kretsen skulle fungere som støttespillere og pådrivere.  Deltagerne ba også om at kretsen vil også se om det var mulig å legge inn en oversikt over NBF' brosjyremateriell på kretsens internettside.

Forventninger/krav til ansvars- og arbeidsdeling mellom klubber og kretsstyre

Rolf redegjorde for NBF' s oppbygging og virkemåte, og hvordan organisasjonen var avhengig av at alle ledd i organisasjonen – forbund, krets og klubber – samvirket i å fremme arbeidet for bridge i Norge.

Den økonomiske krisen synes på kort sikt å være overvunnet, men organisasjonen må løse store og viktige spørsmål – ikke minst snu den fallende medlemsoppslutningen – for at bridgen skal kunne gjenvinne sin posisjon.

På kretstinget i våres hadde han tatt opp problemstillingen kultur eller ukultur i organisasjonsmessige sammenhenger, og utfordret forsamlingen ved å påstå at NBF's organisasjon nok var preget av ukultur.

Et forhold som vil hindre oss å nå våre mål (Foredraget ble innrykket i Norsk Bridge nr.3 og er vedlagt referatet)

Østfold og Follo krets er nå vel ansett i organisasjonen, og oppfattes som en krets som drives målbevisst og planmessig. Dette til tross vil vi nok finne elementer av den samme ukultur i egen organisasjon. Eksempler er

håndteringen av rekrutteringslotteriet, innsending av årsrapporter til kretsen og manglende kommunikasjon krets/klubb om hvordan virksomheten drives i den enkelte klubb.

På denne bakgrunn ble deltagerne bedt om å gi en tilbakemelding med hensyn på om kretsens forventninger til klubbene var realistiske uttrykt gjennom:

-at klubbene aksepterer møteplikt på kretsting og klubbledermøtene hver vår og høst.

-at klubbene aktivt markedsfører de aktiviteter som kretsen legger opp til gjennom bridgeåret til sine medlemmer, og medvirker i gjennomføringen når det er avtalt og nødvendig.

-at  klubbene uoppfordret gir tilbakemelding på hvilke aktiviteter den enkelte klubb legger opp til i løpet bridgeåret, og hvilke erfaringer klubben har høstet

Kretsstyret  er naturligvis oppmerksomme på at å presentere et ensidig krav til klubbene uten at kretsen arbeider bevisst for å bli det redskap for klubbene som den er ment å være, vil lite være vunnet. Deltagerne ble derfor også bedt om å presentere  hvilke krav og forventninger klubbene hadde til kretsen.

Diskusjonen som fulgte var konstruktiv og oppmuntrende. Deltagerne aksepterte at klubbene skulle være representert på kretsting og klubbledermøtet forutsatt at møtetidspunkt var bekjentgjort og at materiale var mottatt i god tid. Møtene er satt opp på kretsens terminliste, men klubbene ønsket også at det ble sendt ut en  reminder  om møtene.

Likeledes sa klubbene seg villige til å markedsføre kretsens aktiviteter i egen klubb, og være deltagere i  en dialog om egne aktiviteter og erfaringer. Deltagerne ba imidlertid om at Kretsen søkte informasjon i klubbene og ba om tilbakemelding i standardisert form.  Med hensyn på årsrapporten  vil kretsen utarbeide en rapporteringsform, som forenkler tilbakerapporteringen fra klubbene.

Klubbene satte som krav til kretsen at den bidro med råd og veiledning i konkrete situasjoner, og om nødvendig stilte til rådighet ressurser for klubben i gjennomføring av aktiviteter.

For øvrig var det forventet  at kretsen fungerte som en idebank på de områder som berører klubbenes virksomhet og søkte å inspirere klubbene i deres arbeid.

Oppsummering av Klubbledermøtet

Rolf takket for den innsats deltagerne hadde utvist under møtet og de tilbakemeldinger kretsen hadde fått.

Hans opplevelse var at hans forventninger til samlingen til fulle var oppfylt, og lovet at kretsen skulle arbeide videre med de innspill som hadde kommet fra deltagerne.

Også fra deltagerne kom det tilbakemeldinger om at det hadde vært et konstruktivt  og løfterikt møte.

Erik Lindseth henstilte til deltagerne å fortelle medlemmer i de klubbene som ikke var representert  om hva som var behandlet, og gjøre oppmerksom på at de hadde gått glipp av en nyttig erfaringsutveksling om sentrale emner i klubbenes drift.

Alle klubbene hadde ved oppstarten av møtet blitt  bedt om å gi en redegjørelse for hvilke aktiviteter klubben hadde planlagt denne sesongen med hensyn på rekruttering, opplæring og profilering. Sammenstillingen av denne informasjonen viste at det er en rekke aktiviteter som skal gjennomføres i klubbene i kommene sesong.

Kretsen vil benytte denne kartleggingsteknikken også for  de klubber som ikke var representert, og benytte sammenstillingen som et oppfølgingsgrunnlag overfor klubbene. Sammenstillingen følger vedlagt.

Avsluttningsvis gikk  Rolf gjennom Kretsens terminliste og svarte på spørsmål og uklarheter.

Spesiell oppmerksomhet fikk Turneringslederseminaret  og opplegget for Kretsens Lag.

Halden 19.9

Trond Kildahl

Vedlegg

Deltagerliste

Medlemspotensiale kretsens klubber

Gruppeoppgaver Rekruttering

Junior opplæring præsentation anne mette

Gruppeoppgaver Opplæring

Organisasjonsmessige forhold i NBF

Gruppeoppgaver krav og forventninger

Sammenstilling av klubbenes planlagte aktiviteter