Kretsstyremøte 2016-4. 14.desember 2016

Saksliste  JULEKRETSMØTE  onsdag 14.12.2016 på JAMS – Ski

6 Til stede: Einar, Finn, Sven, Anne, Jan F, Didrik                       Forfall: Jan P og Lars-Erik

1) Beslutte total støtte til SKI som spilte SM-3.div i ALTA og som har søkt kretsen om støtte. Beslutning: Mange i kretsstyret mente at man som prinsipp ønsker å komme vekk fra direkte refusjon av utgifter til representasjon i turneringer og isteden vil gi tilskudd når kretsens medlemmer representerer kretsen i mesterskap. Slike tilskudd beregnes da på forhånd basert på tilgjengelige opplysninger om forventete netto utgifter og fratrukket en egenandel på kr. 400,- per person (tilsvarende egenandelen som NBF benytter i sitt reisereglement). For deltakelsen i Alta la kretsstyret til grunn at lagets utgifter utover de som inngår i reisereglementet til NBF utgjorde kr.6021.- som vi rundet av til kroner 6000. Kretsstyret besluttet å gi tilskudd til lagets deltakelse i Alta med kroner 4400 for høstsesjonen og samme beløp for vårsesjonen (uten krav om innsendelse av ytterligere dokumentasjon over utgifter).

2) Beslutte kursstøtte til Tempo BK. Kretsen har gått ut med at vi dekker inntil halvparten av kursutgifter for klubber i kretsen... Beslutning: I betraktning av at Tempo BK klarte å holde kurset med særdeles lave omkostninger besluttet kretsstyret (unntaksvis) å dekke hele beløpet med kroner 4661,- (Dette endrer ikke tidligere prinsippvedtak om at kretsen etter søknad dekker inntil halvparten av kursutgifter)

3) Beslutte hvordan vi forholder oss til støtte som kretsen gir i deltakerstøtte til de som vil komme til å representere kretsen i NM-par. De siste par år har vi gitt kr. 2000,- til hver enkelt. Vi kan effektivisere måten å gi støtte på hvis vi beslutter en fast sum. Innkreving av bilag på utlegg deltakerne har hatt har vist seg lite hensiktsmessig da det gir betydelig arbeid med oppfølging, purringer, mange henvendelser og mye frem og tilbake. Fastsettelse av støtte til deltakelse i NM Par 2017 utsettes til nødvendige opplysninger blir tilgjengelige. Sven foreslo at styret legger seg på en tilskuddsordning til de forskjellige arrangementene, og at styret kunne vurdere størrelsen på beløpene fra sak til sak.  Et forslag som fikk støtte fra flere i styret. Anne viste til et tidligere styrevedtak som krever bilag og kvitteringer i bunn for refusjon av utgifter.  Hun påpekte at for at styret skulle kunne gå inn for Svens forslag, måtte det gamle (og gjeldende) vedtak gjøres om. Det ble ikke fattet et slikt omgjøringsvedtak.

4) Vi beslutter betalingsfrist på fakturering fra oss. Det vanlige er 1 måned (30 dager), mens avtalekunder som er kjente/registrert i kunderegistre ofte har fakturamåned + 30 dager. Dette for å unngå problemer når kasserer er på ferie, på Tenerife og spiller bridge, o.l. Det foreslås 1 måneds betalingsfrist, og at det sees bort fra juli (det vil si at en faktura skrevet ut 12/6 får betalingsfrist 12/8. Beslutning: Sven har kontroll på dette, og styrer fristene etter fornuften. Forretningsfører argumenterte bastant for ikke å gjøre noen endringer fra dagens rutiner med en betalingsfrist på 15 dager.

5) Vestby BK fyller 75 år i 2016. Vestby har ikke planer om å markere jubiléet.

I henhold til tidligere beslutning skal det gis gave fra kretsen pålydende kr. 3000,- Beløpet settes inn på konto til Vestby BK, og vi lager en nyhetssak på kretsens side, da Vestby BK ikke skal markere dette selv på noen måte.

Beslutning: Finn lager en nyhetssak på kretsens side FØR JUL, og Sven fører deretter kr: 3000,- inn på Vestby BK sin konto. Men nyheten publiseres FØR pengene overføres…

6) TERMINLISTE 2017 Vi må sette sted/datoer for følgende turneringer:

KM-par: Lørdag 1 eller 8. april i Ski? Anbefalt dato 1-2.april. Siste frist 23. april 2017 Beslutning: Musikkhuset søndag 2 april 2017.

KM-Patton: Onsdag 22 + 29.mars 2017 i Råde? ok

Kretstinget: Onsdag  22.mars i Råde? ok

Aktuelle datoer bestemt av NBF:

Tenerife: 9-28.januar 2017

NM-Damelag/Veteranlag/Thales: 10-12.mars 2017

Kretsledermøte: 21. april 2017

Organisasjonsdagene: 22-23.april 2017

Bridgefestivalen Drammen: 7-13.august 2017

Marit Sveaas: 4-8-august 2017 Operaen

7) Valgkomité: Valgkomitéen ønsker tidligst mulig beskjed om noen skal trekke seg fra styreverv. De 2 i valgkomitéen er: Eldbjørg Gathe

Til etterretning. Vi trenger flere kvinner inn i styret.

 8) Andre saker

- Sven sjekker opp om vi kan gå over til foreningskonto, da dette gir besparelse på minst 2000,-/år i forhold til bedriftskonto uten kontokort som vi nå har…

- Bridgekurs i Spydeberg. Økonomien til Spydeberg er ikke så god, men kretsen hjelper til med å dra i gang kurs. Anne sjekker opp kurssted/dag/datoer…

- Neste kretsstyremøte er satt foreløpig til 22/2-2017.

- Sven foreslår at han i kraft av forretningsfører blir en del av styret. Dette vurderes på årsmøtet 22. mars 2017.

Referent: Finn