Tid: Onsdag 7.06.05 kl 18.30 - 21.45/Sted: Vestby Kurs & Konferansesenter

Tilstede:

Berit Svarem , Randi Uttisrud, Kurt Ellingsen, Kjersti Quist, Per Watz

Forhindret fra å møte

John Sandvik, Øystein Hansen, Rolf Jacobsen

Møtet startet opp med en kort presentasjon av de enkelte styrerepresentantene,

og en diskusjon av hvordan styret skulle arbeide.

Per viste til tidligere års arbeide i Kretsstyret under Rolf Normann Hansens ledelse og ga uttrykk for at han anså at den handlingsplanen som var utarbeidet både ga mål og arbeidsoppgaver for denne sesongen. Kretsstyret har med denne et meget godt grunnlaget for hvordan de skal legge an arbeidet med å støtte klubbene i deres videre utvikling. Det er laget programmer og opplegg for å arbeide med de oppgavene klubbstyrene har. Utfordringen for kretsstyret vil være å styrke dialogen med den enkelte klubb for å avklare hvordan kretsen best kan bidra til utvikling av klubbene på deres premisser.

Dette arbeidet krever imidlertid medvirkning fra hele styret – også varamedlemmene. Det er derfor nødvendig at også varamedlemmene deltar på styremøtene og bidrar til å løse de arbeidsoppgaver styret har.

I diskusjonen som fulgte ble det gitt føringer for at den enkelte var fri til å kunne forplikte Kretsstyret i saker som lå innenfor handlingsplanen og de gitte budsjettrammene. Når man føler behov for avklaringer, gjøres det på mail/telefon.

Styremedlemmene skal være bevisst på å markedsføre kretsens synspunkter og holdninger i egen klubb og i den kontakt man mer tilfeldig har med andre medlemmer. Avvikende oppfatninger i enkeltsaker avklares på styremøtene.

1) Organisering av det nye styret.

a. Bruk av Handlingsplanen/avklaring av satsingsområder

Vi vil i utgangspunktet konsentrere oss om de oppgaver som vi allerede har forpliktet oss til innenfor opplæring/rekruttering.

Videre konkretisering av satsingsområder diskuteres på styremøtet i august.

b. Fordeling av ansvarsområder

i. Ansvar for Kretsens turneringsaktiviteter

Per lager forslag på hvordan dette skal ivaretas til neste møte. Når det gjelder oppgaven med turneringsledelse av turneringene som kretsen selv arrangerer, var det enighet om å søke å få en av de etablerte turneringslederne i kretsen som selv ikke spiller KM-lag til å ta på seg denne oppgaven.

ii. Web ansvarlig

Kåre Kristiansen har sagt seg villig til fortsatt å ha ansvaret for drift og ajourhold av kretsens internettside. Oppdateringen er i dag fullt ut tilfredsstillende og styret sa seg interessert i at KK fortsatt ivaretok denne funksjonen.

Hjemmesiden skal være kretsens ansikt utad, og det er viktig at denne videreutvikles. Per vil inntil videre ha kontakten med KK i denne sammenheng.

Ideen om å lage en månedlig "Kretsbulletin" ble diskutert, og besluttet fulgt opp. Per var villig til å påta seg å føre bulletinen i pennen, men forventer å få innspill på ting som de øvrige styremedlemmene mener bør omtales. Bulletinen skal innholde omtale av hendelser i kretsen denne måneden og ting som vi ønsker klubbene skal være oppmerksom på den kommende måned.

Bulletinen legges ut siste uke i hver måned.

iii. Rekrutteringsutvalget

Det var enighet om at ledelsen av RU bør være en styreoppgave. Randi var leder av RU i fjor, og sa seg villig til å fortsette i denne funksjonen. Hun vil i løpet av juni kontakte aktuelle kandidater og konstituere utvalget.

Utvalget bør ha representanter fra Østfold Syd så lenge de skal arrangere nybegynnerkurs denne høsten, og gjerne en representant som kan konsentrere seg om satsingen på juniorer.

iv. Materiell ansvarlig

Kretsens materiell består i det alt vesentligste av spillebord, meldekort og kort.

Det synes ikke være behov for å anskaffe PC-utstyr/programvare eller annet materiell i kommende sesong.

Kurt tok på seg ansvaret for å foreta en opptelling/vurdering av nåværende materiell og være kontaktperson for klubber som måtte ha behov for å låne materiell.

v. Klubb oppfølging

Som nevnt innledningsvis er dette en oppgave som styret ønsker å styrke i kommende sesong.

Så langt er årsberetning/møteprotokoll bare mottatt fra Ski BK, Drøbak BK, Fredrikstad BK, Nesodden BK, Kambo BK og lovet oversendt kommende uke fra Vestby BK. De øvrige klubbene purres mhp innsendelse av disse.

Per tar kontakt med klubbene for å få en oversikt over styrene i de respektive klubbene og mail-adresser/telefonoversikter for klubbenes kontaktpersoner.

Han utarbeider også et opplegg for oppsøkende virksomhet til neste styremøte. September gjøres til en satsingsmåned i dette arbeidet.

2) Regnskap/budsjettoppfølging

a. Valg av regnskapssystem og administrative rutiner

Øystein har vært i kontakt med Arne Bergmål og diskutert behov for regnskapssystem. Arne hadde foreslått å gi kretsen en arbeidsområde i eget regnskapssystem. Fordelen med et slikt opplegg vil være at kretsen får dekket sitt behov for regnskapssystem, samt at det også vil underlette revisjonen av kretsens regnskaper.

Øystein vil også bli bedt om å sørge for at de regnskapsmessige uklarhetene som ble påpekt under Kretstinget blir ordnet opp i sammen med Arne.

3) Rekrutteringsutvalg 2006-2007

Primæroppgavene for utvalget vil være:

Nybegynnerkurs i Østfold Syd

Tilrettelegge for gjennomføring av nybegynnerkurs i Østfold Syd

– Randi har vært i kontakt med Thor Kjennbakken med sikte på å starte opp

aktivitetene, og vil utarbeide en møteplan og avklare øvrige kontaktpersoner

i dette arbeidet. Møte med klubbene bør være avviklet i løpet av juni måned.

Randi presenterer budsjett for kurs i Østfold Syd når møter med klubblederne

er avholdt.

Juniorsatsing høsten - 2006-07

Randi har vært i kontakt med Vestfold mhp samarbeid om junioercamp i

august.

Kurs for viderekomne

På Klubbledermøtet i september lovte vi å etablere et kurs for oppfølgingskurs

for spillere som hadde vært igjennom nybegynneropplæring og nå har fått

spilleerfaring i klubbene.

RU utarbeider opplegg for et slikt kurs og planer for gjennomføring

Kurs/seminar for de mer erfarne spillerne

Rolf har ideer for et kurs/seminar for de mer erfarne spillerne i kretsen.

Han forutsettes å presentere nærmere beskrivelse av opplegg og planer om

gjennomføring for RU.

4) Gjennomgang av protokoll fra årsmøte 26.04.05

Oppfølgingspunkter:

Protokollen forutsettes underskrevet og lagt ut på hjemmesiden snarest att: Rolf

a. Regnskap 2006-2007

Øystein sørger for at regnskapet ferdigstilles

b. KM-par spilleavgifter

Avgiften for spillere som ikke ønsker å kvalifisere for NM-par settes evt. til kr.300,-.

c. Gaver til Jubilerende klubber

Per framskaffer en oversikt over klubber som har jubileum i 2006-2007

d. Innkjøp av "Kretsgensere" som turneringspremier for krets/klubber.

Per innhenter anbud på gensere med påtrykt tekst, og kartlegger interessen for en slik premieartikkel i klubbene. Kjøp av gensere skal være basert på frivillighet

5) Terminliste sesongen 2005/2006.

Forslaget til Kretskalender ble gjennomgått og diskutert.

En justert utgave av Kalenderen legges ut på hjemmesiden snarest og suppleres evt. senere med aktiviteter som først kan fastlegges senere. Att: Per

a. Kretsaktiviteter

Klubbledermøtet avvikles i høst i oktober av hensyn til den besøksaktiviteten som er planlagt i september. Per kommer tilbake på forslag til dag(er)

Per la fram en ide om å kjøre Klubbledermøtet over tre dager med vekt på forskjellige temaer hver av kveldene. Tanken er å ha en fast post på ca ¾ time om kretsstyrets planer for sesongen 2006-2007 som gjentas hver kveld. Resten av møtet benyttes til utdyping av det som er hovedtemaet for kvelden.

Klubbene kan delta den/de dagene de måtte ønske avhengig av interesse og behov.

Kretsstyrets representanter forutsettes å delta min. en av kveldene.

Per utarbeider en nærmere beskrivelse av opplegg og planer.

Aktuelle kveldstemaer kan være:

Rekruttering/opplæring i klubbenes regi

Markedsføring og profilering av klubbene i loklamiljøet

Internkommunikasjon i klubbene

Bruk av Spar Ti i klubbene

Hvordan arbeide for ønsket endring av miljø og kultur i klubbene

Kretstinget

er foreslått skjøvet en måned fram i tid (21.mars) ihht tidligere praksis for å overholde vedtektene. Forslaget fikk tilslutning, og anses som en fordel spesielt for at det nye styret kan konstituere seg i god tid før ny sesong starter opp.

Turneringsleder seminar

Per avklarer ønske/behov i klubbene om å kjøre et slikt seminar i år

b. Kretsturneringer

KM-lag avvikles i år med 5 kvelder i 2006 og 2 kvelder i 2007.

KM-par avvikles andre helg i 2007

Østfold og Follo-mix avvikles i høst

Randi utarbider forslag til en ny kretsturnering for Damer. Vi vil forsøke å få en av klubbene til å påta seg denne turneringen.

Nesodden/Son kontaktes mhp å videreføre Kløver/ruter turneringene også denne sesongen. Tilsvarende kontaktes Sarpsborg mhp å avvikle Hjerter/spar turnering.

c. NBF-turneringer

SM

Kretsen har påtatt seg å arrangere SM for 3. og 4. divisjon

NBF 75-års jubileumsturnering

Vi søker å få avklart opplegget for denne turneringen på Bridgetinget

d. Lokale turneringer med forbunds- eller kretspoeng

Fredrikstad; Drøbak og Nesodden har søkt om å arrangere turneringer med forbunds- eller kretspoeng. Søknadene er anbefalt og oversendt Forbundet.

6) Bridgetinget 2006

a. Gjennomgang av utsendt materiell til tinget

Vi vil påpeke at forslaget i handlingsplanen mhp å intensivere rekrutteringsarbeidet ikke er konsistent på økonomiplanen

Tilsvarende er økonomiplanen ikke i samsvar med de føringer som ble gitt på Kretstinget 2005 mhp internasjonell representasjon

Når det gjelder oppstyret mhp landslagsuttaket er det vanskelig å ha noen begrunnet mening så lenge dokumenterte facts ikke foreligger.

Kretsens holdning er at vi vil kritisere Forbundsstyret for uheldig håndtering av saken. Hvis det blir dokumentert på Bridgetinget at Styret har basert sine beslutninger på "trynefaktor" og gamle (oppgjorte) synder, er vår holdning at styret har forbrutt seg mot egne etiske regler og vedtekter.

Nesodden 8.6.2006

Per Watz